Hens Van Meulder BVBA - PRIVACY VERKLARING


Deze Privacy Verklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op de persoonsgegevens die Hens Van Meulder Bvba verwerkt in kader van haar activiteiten:

Hens Van Meulder Bvba
D. Van Hoomissenstraat, 6
B-2880 Eikevliet-Bornem
Ondernemingsnummer: 0417.039.325

hierna “Hens Van Meulder”, “wij” of “ons”

Hens Van Meulder vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk en wil u – klant, medewerker of contacpersoon – zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw Persoonsgegevens en uw privacy gebeurt.

Alle benamingen met hoofdletter die niet gedefinieerd zijn in deze Verklaring, hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” of “GDPR”).

Uw Persoonsgegevens en uw privacy worden beschermd door Hens Van Meulder in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Lees deze Verklaring zeer aandachtig. Hieronder worden niet enkel uw rechten omschreven, maar ook de manier waarop u deze rechten kan uitoefenen.

Wie verwerkt uw Persoonsgegevens en hoe kan u ons bereiken?

Hens Van Meulder is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens die u doorgeeft wanneer u klant of leverancier bent, u medewerker bent of u contact hebt opgenomen met Hens Van Meulder.

Hens Van Meulder heeft een verantwoordelijke voor privacy aangesteld, bij wie u steeds terecht kan voor vragen omtrent uw privacy en de verwerking van uw Persoonsgegevens. De verantwoordelijke voor privacy is mevr Bea Franco en is bereikbaar via:

Hens Van Meulder Bvba
t.a.v Privacy Verantwoordelijke
Van Hoomissenstraat 6
B-2880 Eikevliet-Wintam
e-mail: info@hensvanmeulder.be
tel: 03/889 01 44

 

Welke Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt?

Hens Van Meulder verwerkt verschillende soorten van Persoonsgegevens naargelang u klant of leverancier bent van Hens Van Meulder, u medewerker bent of u contact hebt opgenomen met Hens Van Meulder.

Wij verwijzen hierbij uitdrukkelijk naar het verwerkingsregister dat bij de verantwoordelijke privacy ter inzage ligt. Mogelijks worden (o.a.) onderstaande Persoonsgegevens door Hens Van Meulder verwerkt:

Gegevens van klanten en hun medewerkers of contactpersonen

Identificatiegegevens, zoals naam adres en woonplaats, telefoonnr en/of gsm, e-mailadres
financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer (in het geval van privéklanten)

Gegevens van medewerkers

Identificatiegegevens, naam voornaam adres woonplaats, telefoonnummer, email-adres
rijksregistergegevens (ivm toegangscontroles bij klanten)

Persoonlijke kenmerken
financiële gegevens,
identificatienummer sociale zekerheid
opleiding en vorming
samenstelling gezin

Gegevens van Interimairs

Identificatiegegevens, naam voornaam adres woonplaats, telefoonnummer, email-adres
persoonlijke kenmerken
opleiding en vorming

Gegevens van sollicitanten

Identificatiegegevens, naam voornaam adres woonplaats, telefoonnummer, email-adres

persoonlijke kenmerken
opleiding en vorming
samenstelling gezin

Gegevens van prospecten

Naam, voornaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer

Gegevens van contactpersonen

Naam, voornaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer




Wat is het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Het doel en de grondslag van de verwerking van uw Persoonsgegevens hangt voornamelijk af van de categorie van Persoonsgegevens waarover het gaat. Hieronder vindt u een overzicht van het doel en de grondslag van de verschillende Persoonsgegevens die wij verwerken.

Gegevens van klanten en hun medewerkers of contactpersonen

Doel

Wij verzamelen deze gegevens in het kader van de aangeboden dienstverlening aan klanten (zoals laden en lossen van brandstoffen en oliën) of in het kader van de informatieverschaffing rond dienstverlening

 

Grondslag

Contractuele uitvoering en gerechtvaardigd belang

 

 

 

Gegevens van medewerkers

Doel

Wij verzamelen deze gegevens in het kader van personeelsbeheer, meer bepaald het beheer van urenstaten en loonadministratie, de boekhouding, het beheer van verzekeringen en bankrekeningen, uitvoering van operationele taken, opleidingsbeheer en personeelscommunicatie.

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (in geval van uitvoering van operationele taken zoals laden en lossen, opleidingen en personeelscommunicatie), wettelijke verplichting (beheer urenstaten en loonadministratie/boekhouding), contractuele uitvoering (afsluiten van verzekeringen en uitbetaling lonen)

 

 

 

Gegevens van interimairs

Doel

Wij verzamelen deze gegevens in het kader van uitvoering van operationele taken, opleidingsbeheer en personeelscommunicatie.

 

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (in geval van uitvoering van operationele taken zoals laden en lossen, opleidingen en personeelscommunicatie).

 

 

 

Gegevens van sollicitanten

Doel

Wij verzamelen deze gegevens in het kader van aanwervingsprocedure van personeel

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang en toestemming

 

 

 

Gegevens van prospecten

Doel

Wij verzamelen deze gegevens om personen die met ons contact opnemen, de nodige commerciële inlichtingen te kunnen geven of een offerte aan te bieden.

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (namelijk het recht om te ondernemen, in het bijzonder om te antwoorden op commerciële vragen of vraag naar offertes)

 

 

 

Gegevens van contactpersonen

Doel

Wij verzamelen deze gegevens van contactpersonen die in het kader van onze activiteiten zijn opgeslagen (zoals daar zijn gegevens van leveranciers, contacten bij belangenverenigingen, pers, pr etc)

 

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (namelijk het recht om te ondernemen, in het bijzonder om persoonsgegevens bij te houden van relaties van de onderneming)

 

 

 

Voor personeelsleden werd een afzonderlijk privacy reglement voor personeelsleden als addendum aan het arbeidscontract toegevoegd waarin de privacy verplichtingen van de onderneming naar de werknemers worden toegelicht alsook de privacy verplichtingen van de werknemers naar de onderneming en haar klantengegevens. Dit privacy reglement werd als addendum aan het arbeidscontract ondertekend door alle werknemers.

De toestemming, door u gegeven, is steeds vrij en u heeft te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Een intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van Persoonsgegevens (i) voorafgaand aan dergelijke intrekking, (ii) op basis van elke wettige reden tot verwerking van Persoonsgegevens (iii) in geval van rechtmatig belang van de verwerking.

De verwerking van Persoonsgegevens door Hens Van Meulder en andere informatie die u vrijgeeft, inclusief eventuele gevoelige persoonlijke informatie zoals rijksregistergegvens, is mogelijks noodzakelijk gelet op de uitvoering van de overeenkomst tussen de klant en Hens Van Meulder, maar kan eveneens berusten op een wettelijke verplichting.

De voorgaande redenen zijn mogelijks niet exhaustief en Hens Van Meulder is te allen tijde gerechtigd om uw Persoonsgegevens te verwerken voor elke andere wettige reden. In dergelijke gevallen verwittigt Hens Van Meulder u zo snel mogelijk van die reden. Een actualisering van deze Verklaring kan zo een verwittiging uitmaken.


Ontvangen en delen van Persoonsgegevens

Hens Van Meulder ontvangt uw Persoonsgegevens o.a. wanneer:

  • U klant bent of wordt bij Hens Van Meulder en een klantendossier wordt opgesteld;
  • U diensten of goederen levert aan De Hens Van Meulder;
  • U via de website, e-mail of telefoon als persoon contact opneemt of indien u een relatie (PR) opbouwt met Hens Van Meulder;
  • U werkzaam bent bij bij Hens Van Meulder als medewerker of als interimair;
  • U solliciteert bij Hens Van Meulder;

Hens Van Meulder zal steeds op minimale wijze uw Persoonsgegevens delen. Om o.a. de dienstverlening naar behoren uit te voeren, is het noodzakelijk dat Hens Van Meulder Persoonsgegevens deelt met derden zoals:

  • IT leveranciers ter ondersteuning van operationele en administratieve taken
  • Boekhoudkantoor, bij de registratie van klanten en facturen
  • Banken, bij betaling van diensten en leveranciers
  • Verzekeringen, bij verwerken van schadegevallen
  • Onderaannemers voor het uitbesteden van operationele taken,
  • Factoring bedrijven voor het innen van facturen
  • Advocaten of legale adviseurs bij mogelijke litigatie
  • Overheidsinstellingen voor wettelijke verplichtingen en controles

Gegevensverwerkers, die in opdracht van Hens Van Meulder werken, handelen steeds onder verantwoordelijkheid van Hens Van Meulder. Indien Hens Van Meulder beroep doet op Gegevensverwerkers zal dit altijd gebeuren onder een verwerkersovereenkomst die beantwoordt aan de vereisten van de AVG en uw Persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt.


Doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER

In princiepe geeft Hens Van Meulder uw Persoonsgegevens niet door naar landen buiten de EER. Het is echter mogelijk dat Hens Van Meulder – via haar (sub)verwerkers - uw Persoonsgegevens wel doorgeeft naar landen buiten de EER.

Indien er in een specifiek land een minder strikte bescherming geldt voor Persoonsgegevens als binnen de EER, zorgt Hens Van Meulder ervoor om een zelfde beschermingsniveau te bereiken (door bv. een overeenkomst hieromtrent af te sluiten met de verwerker die zich bevindt in een land buiten de EER).


Hoe worden mijn Persoonsgegevens bewaard?

Hens Van Meulder hanteert de volgende bewaringstermijnen van uw gegevens:

Gegevens van klanten en hun medewerkers

10jaar na laatste contact

Gegevens van medewerkers en stagiairs

10 jaar, wettelijke termijn voor bijhouden van personeels-, loon- en boekhoudingsgegevens

Gegevens van sollicitanten

Maximaal 6 maand na laatste contact

Gegevens van prospecten

Maximaal 2 jaar na laatste contact

Gegevens van contactpersonen

Maximaal 5 jaar na laatste contact


Hens Van Meulder bewaart uw Persoonsgegevens in haar eigen databanken en/of in de databanken van haar (sub)verwerkers. U kan steeds de geactualiseerde lijst van deze (sub)verwerkers bij Hens Van Meulder opvragen.


Hoe worden mijn Persoonsgegevens beveiligd?

Hens Van Meulder heeft passende technische en organisatorische maatregelen, beschermingsmaatregelen en waarborgen uitgewerkt om uw Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, en in het bijzonder, zonder daartoe beperkt te zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, fout gebruik of ongeoorloofde wijzigingen.

Hens Van Meulder implementeerde onderstaande beveiligingsmaatregelen:

  • Confidentialiteits- en privacy overeenkomst met alle werknemers en stagiairs die klantendossiers behandelen of operationele taken uitvoeren voor uitlevering en ophalen van olieën en brandstoffen.
  • Wachtwoordbeveiliging voor toegang pc met achterliggende lokale toepassingen;
  • Wachtwoordbeveiliging voor toepassingen op IT-online platform;
  • Personeelsdossiers worden in afzonderlijke gesloten kasten bijgehouden;
  • Installatie van beveiligingpatchen en antivirus en anitmalware software;
  • Permanente backup voorziening met disaster recovery procedure;
  • Vernietiging van papieren dossier door handmatige versnippering.

Bovendien heeft Hens Van Meulder met haar verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten om uw Persoonsgegevens te beveiligen en intern verschillende maatregelen genomen op niveau van confidentialiteit. Hens Van Meulder doet alle redelijke/noodzakelijke inspanningen om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te beschermen.

Ondanks de voormelde maatregelen van Hens Van Meulder dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het verzenden van Persoonsgegevens over het internet. De veiligheid en bescherming van uw Persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd.

In geen geval kan Hens Van Meulder verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik van de Persoonsgegevens door een derde.


Welke rechten heb ik?

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht:

  1. op een bevestiging of Hens Van Meulder uw Persoonsgegevens al dan niet verwerkt en, in voorkomend geval, op toegang tot de Persoonsgegevens die Hens Van Meulder verwerkt;
  2. op verbetering door Hens Van Meulder, zonder onnodige vertraging, van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens;
  3. om uw Persoonsgegevens te laten wissen door Hens Van Meulder;
  4. om uw Persoonsgegevens te verkrijgen en ze aan een andere Verantwoordelijke of Verwerker over te dragen;
  5. om van Hens Van Meulder de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit mogelijk is;
  6. om uw Persoonsgegevens toegestuurd te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat;
  7. om in te gaan tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens en tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met Hens Van Meulder via e-mail: info@hensvanmeulder.be of via telefoon: 03/889 01 44.

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien de verwerking van uw Persoonsgegevens de toepasselijke regelgeving schendt. In België is dit de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (meer informatie via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).


Wijzigingen aan deze Verklaring

Hens Van Meulder kan deze Verklaring te allen tijde wijzigen. De datum van de laatst gewijzigde versie staat links bovenaan de Verklaring. Wijzigingen worden op de website van Hens Van Meulder gepubliceerd zodat u te allen tijde op de hoogte blijft van de informatie die Hens Van Meulder verzamelt, hoe Hens Van Meulder deze informatie gebruikt en op welke manier Hens Van Meulder deze informatie deelt.

Gewijzigde versies van deze Verklaring treden in werking tien (10) dagen na de publicatie ervan op de website en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd.


Toestemming tot vrijgave

U erkent, bevestigt en geeft uitdrukkelijk de toestemming aan Hens Van Meulder om uw Persoonsgegevens bekend te maken indien dit wettelijk vereist is of indien Hens Van Meulder te goeder trouw oordeelt dat dergelijke bekendmaking vereist is om:

  1. te voldoen aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of juridisch proces;
  2. de algemene voorwaarden van Hens Van Meulder af te dwingen;
  3. te reageren op vorderingen tegen Hens Van Meulder naar aanleiding van Persoonsgegevens die de rechten van derden schenden;
  4. de rechten, eigendom en veiligheid van Hens Van Meulder, haar vrijwilligers, leden en het publiek te vrijwaren.

Hens Van Meulder mag uw Persoonsgegevens bekend maken aan bevoegde politionele of gerechtelijke autoriteiten of andere officiële overheidsinstanties indien Hens Van Meulder dit, naar eigen oordeel, noodzakelijk of nuttig acht in verband met een onderzoek naar fraude, inbreuken op intellectuele eigendom of elke andere schadelijke activiteit, of indien Hens Van Meulder redelijkerwijs mag vermoeden dat dergelijke activiteit Hens Van Meulder of uzelf kan blootstellen aan aansprakelijkheid.


Aansprakelijkheid

Indien Hens Van Meulder uw Persoonsgegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een Verwerker of subverwerker) heeft bezorgd, is Hens Van Meulder niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking of onrechtmatige gebruik door die derde.

Hens Van Meulder is evenmin aansprakelijk indien derden uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en Hens Van Meulder passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.


Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

Deze Verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing bij elk eventueel geschil.

De Belgische rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen, afdeling Mechelen, zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Verklaring, behoudens het recht van de consument om een geschil voor te dragen bij de bevoegde rechter op basis van een dwingende wetsbepaling.